Factura de Contingencia Tipo 04 (Manual)

Factura electrónica emitida como respaldo de un documento generado manualmente o mediante proceso manual. Similar a la tipo 03, pero sin la obligatoriedad de additional_document_reference.

Información General

• Tipo de Documento: 04
• Descripción: Factura de Contingencia (Manual)
• Campo Requerido: additional_document_reference ⚠️ OPCIONAL para este tipo (Obligatorio SOLO para tipo 03)
• Normativa: Resolución No. 000165 (01/NOV/2023) - DIAN - Página 389
• Casos de Uso:
  • Facturación manual de documentos no sistematizados
  • Respaldo de facturas generadas mediante procesos alternativos
  • Documentos creados manualmente que requieren respaldo electrónico

Estructura JSON

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        "seller_title": "Firma del vendedor(a)"
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                    "percent": 19
                }
            ]
        },
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                    "tax_id": "1",
                    "tax_amount": 5,
                    "taxable_amount": 100,
                    "percent": 5
                }
            ]
        }
    ],
    "legal_monetary_totals": {
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        "tax_exclusive_amount": "200.00",
        "tax_inclusive_amount": "224.00",
        "payable_amount": 224.00
    },
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        {
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            "percent": 19
        },
        {
            "tax_id": "1",
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            "taxable_amount": 100,
            "percent": 5
        }
    ]
}

Campos Destacados

type_document_id: 10

Identificador para factura de contingencia tipo 04 (Manual).

document_signature ⚠️ IMPORTANTE

Para facturas manuales, es especialmente importante incluir las firmas de autorización:

{
    "cashier": "Nombre del cajero(a)",
    "cashier_title": "Firma Cajero(a)",
    "seller": "Nombre del vendedor(a)",
    "seller_title": "Firma del vendedor(a)"
}

order_reference

Referencia a documento generador (orden de compra, solicitud, etc.).

additional_document_reference (Opcional)

A diferencia de tipo 03, este campo es opcional para tipo 04. Si se incluye, debe seguir la misma estructura.

Validaciones DIAN

• ✅ type_document_id debe ser 10
• ✅ document_signature es recomendado
• ✅ Debe informarse claramente el origen manual del documento
• ✅ order_reference ayuda a trazabilidad

Diferencias con Tipo 03

Aspecto	Tipo 03	Tipo 04
Descripción	Talonario/Papel	Manual
additional_document_reference	Obligatorio	Opcional
document_signature	Recomendado	Muy Recomendado
Caso de Uso	Papel/Talonario previo	Procesos manuales
type_document_id	9	10

Casos de Rechazo

Condición	Error
type_document_id incorrecto	Rechazo: Tipo de documento inválido
Falta información crítica	Rechazo: Campo obligatorio
Datos inconsistentes	Rechazo: Validación de datos

Casos de Uso

Caso 1: Facturación Manual en Punto de Venta

Documentos generados manualmente en punto de venta que requieren regularización electrónica.

Caso 2: Proceso Alterno

Facturas creadas mediante proceso alterno o excepcional que requieren respaldo electrónico.

Caso 3: Documentos Sin Sistematizar

Documentos históricos que no fueron sistematizados y requieren respaldo electrónico.

Campos Recomendados

• notes: Explicar contexto manual/excepcional
• order_reference: Vincular a documento generador
• document_signature: Firmas de autorización
• report_header: Información de sucursal/ubicación

Campos Opcionales

• graphic_representation: Representación gráfica
• send_email: Envío automático por correo
• additional_document_reference: Referencia a documento generador

Referencias

• Resolución DIAN No. 000165 (01/NOV/2023)
• Anexo Técnico de Facturación Electrónica v2.1
• Catálogos DIAN (type_document_id, identity_document_id, etc.)

Trazabilidad y Auditoría

Para facturas tipo 04, se recomienda:

1. Mantener registro de autorización (firmas)
2. Documentar razón de generación manual
3. Incluir referencias cruzadas con documentos generadores
4. Guardar evidencia de excepcionalidad del proceso